Samochód w firmie to bardzo często główne narzędzie pracy. Każdy pojazd musi być wtedy ubezpieczony i posiadać przynajmniej polisę OC – odpowiedzialności cywilnej. Dodatkowo można zdecydować się na ubezpieczenia AC, NNW. Wykupiona polisa stanowi wtedy koszt i może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu? Zobacz najważniejsze zasady! Artykuł został napisany przy współpracy z firmą finea.pl oferuj odroczenie terminu płatności.
Księgowanie ubezpieczenia a sposób finansowania samochodu
Przedsiębiorca powinien pamiętać o tym, by wpisać zakupione ubezpieczenie samochodu w KPiR lub w księgi rachunkowe, jednak sposób uwzględnienia ubezpieczenia w kosztach podatkowych będzie zależeć od metody finansowania pojazdu.
W przypadku, gdy pojazd jest własnością firmową i używany jest tylko na cele prowadzenia działalności gospodarczej, wtedy ubezpieczenia OC, AC i NNW w 100% można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Podobnie jest w przypadku leasingu samochodu. Przy ubezpieczeniach dodatkowych jak AC obowiązuje wtedy limit wartości auta do 150 000 złotych, przy czym przy samochodach elektrycznych to 225 000 złotych.
Jeśli pojazd jest wprowadzony do rejestru środków trwałych, lecz także używany prywatnie przy najmie, leasingu, można zaliczyć 75% kosztów ubezpieczenia do kosztów uzyskania przychodu.
Gdy z kolei w firmie używany jest pojazd prywatny, który nie jest wprowadzony do rejestru środków trwałych, odliczyć można 20% kosztów.
Czy polisa ubezpieczeniowa jest dowodem księgowym?
Polisa ubezpieczeniowa samochodu może być wprowadzona do ksiąg. Często pojawia się wtedy pytanie, czy jest ona dowodem księgowym.
Dokument ubezpieczenia może być traktowany jako dokument księgowy, gdy zawiera on podstawowe elementy jak:
– dane o stronach umowy
– data wystawienia polisy i operacji
– informacje o przedmiocie operacji
– wartość operacji
– podpisy stron
– informacje o ujęciu polisy w księgach
Jeżeli spełnione zostały te warunki, wtedy polisa ubezpieczeniowa może być wykorzystana jako dowód księgowy.
Jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak zaksięgować ubezpieczenie samochodu. Oczywiście, najłatwiej pozostawić ten obowiązek specjalistom z biura księgowego. Jak natomiast wykonać rozliczenia, gdy prowadzi się rachunkowość samodzielnie?
W przypadku KPiR i rozliczenia metodą kasową całe ubezpieczenie wprowadza się do ksiąg w dniu zawarcia umowy niezależnie od czasu jego trwania. Zatem zalicza się wtedy ubezpieczenie samochodu jednorazowo w koszty.
Przy metodzie memoriałowej należy uwzględnić czas trwania polisy w danym roku, dlatego należy wtedy wykonać odpowiednie obliczenia pod kątem jej obowiązywania w roku rozliczeniowym.
Dokument wprowadza się do ksiąg jako faktura bez VAT w przypadku czynnych podatników VAT albo jako wydatek w przypadku podatników zwolnionych z VAT. Przy metodzie memoriałowej należy również uwzględnić czas trwania polisy w danym roku.
W zaksięgowaniu ubezpieczenia samochodowego mogą pomóc również programy do księgowania.